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05 de Marzo, 2016

OPERADORES UTILES EN GMAIL

Autor: mariof2005, 09:45, guardado en SEGURIDAD INFORMÁTICA

Extracto de Artículo de Ariel Torres-La Nacion


Esta columna nació cuando un amigo logró agotar el espacio de almacenamiento de su Gmail (sí, en serio) y descubrió que no había forma de ordenar los mensajes por tamaño. Sólo podía listar los que ocuparan cierta cantidad de bytes. Habituados como estamos a las herramientas de Windows, Mac y Linux, esto suponía un obstáculo. Pero resulta que la búsqueda de correos que robaban espacio y merecían borrarse podía hacerse incluso mejor en Gmail que en una carpeta de Windows. Allá vamos.

La pantalla de Gmail está dominada por la lista de mensajes. Justo arriba hay una serie de botones (Seleccionar, Actualizar, Más, etcétera) y, por encima de esos botones, una gran caja vacía con una lupa. Es donde usualmente ingresamos criterios para encontrar mails. Y es allí donde los operadores de búsqueda avanzada hacen su magia.

Algunos de estos operadores son bastante obvios. Por ejemplo, from: sirve para listar los mensajes de cierto remitente. Dato: no hace falta poner toda la dirección de correo, incluida la arroba y el dominio. Con una parte funciona, salvo, claro, que tengamos varios amigos cuyas direcciones son casi iguales. Por ejemplo (observen que no hay que dejar ningún espacio después de los dos puntos.):

from:juanpablo

La cosa se pone mucho más interesante desde el momento en que los operadores se pueden combinar. Por ejemplo, busquemos todos los mensajes de juanpablo en cuyo asunto se menciona la palabra presupuesto. Se haría así:

from:juanpablo subject:presupuesto

Por supuesto, las comillas pueden usarse para los asuntos con más de una palabra.

from:juanpablo subject:"solicitar cuota"

También from: acepta comillas. Así:

from:"Juan Pablo" subject:"solicitar cuota"

Fantástico. Ahora bien, como juanpablo es el administrador de la empresa, un número demasiado grande de sus correos mencionan la palabra presupuesto en el asunto, así que terminamos de nuevo con una lista gigante. Hay que refinar un poco más. Agreguemos un rango de tiempo:

from:juanpablo subject:presupuesto after:2015/1/1 before:2016/1/1

Es decir, todo lo que nos envió durante 2015. Perfecto, ahora la lista se acotó lo suficiente como para limpiar lo que no sirve o encontrar lo que buscábamos.

¿Dijimos limpiar? Vamos por los principales responsables de que el espacio empiece a agotarse: los adjuntos. En el caso de Google, los 15 GB de Gmail son los mismos que los de Drive, por lo que si tenés 5 GB de mensajes, sólo te quedan 10 GB para Drive. Y todo suma. O resta, más bien.

Busquemos, pues, todos los mensajes con adjuntos de 5 MB que recibimos durante 2009, 2010 y 2011. En ese caso, deberíamos escribir:

size:5000000 has:attachment after:2009/1/1 before:2012/1/1

El ejemplo de arriba da cuenta del servicio que presta has:attachment, pero si no nos importa discriminar los mensajes que tienen adjuntos, también funcionaría si ponemos:

size:5000000 after:2009/1/1 before:2012/1/1

El operador has: (tiene) puede emplearse también para decirle a Gmail que muestre sólo los mensajes con una estrella amarilla (o de cualquier otro color, para el caso). Por ejemplo,

has:blue-star

Si te estás preguntando por qué sólo tenés estrellas amarillas, la respuesta es que hay que activar las demás desde la pestaña General de la configuración de Gmail. Una vez hecho esto, para cambiar el color de la estrella (o escoger otro símbolo; hay varios) sólo hay que darle clic a la estrellita blanca que se ve junto a cada mail hasta que aparezca el color o el símbolo que buscamos.

El operador size: tiene dos socios muy útiles, larger: (mayor que) y smaller: (menor que). En rigor, size: funciona igual que larger:. Supongamos que queremos encontrar todos los mensajes que tengan estrella amarilla y sean de más de 1 MB. En ese caso, habría que escribir:

larger:1000000 has:yellow-star

Del mismo modo que en las búsquedas de Google (es, en el fondo, el mismo motor), el signo menos (-) sirve para excluir de los resultados aquellos mails que contengan ciertas palabras, sin importar dónde. Por ejemplo, para buscar todos los mensajes que recibimos en 2012 y que ocupan más de 1 MB y en los que no aparecen las palabras Juan y Pedro, la línea sería:

after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -juan -pedro

Y para asegurarnos de que no se incluyan los mensajes que guardamos como borradores, añadimos el operador in:, en este caso con inbox:

after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -juan -pedro in:inbox

Por cierto, también podríamos buscar algo en los Borradores, que es algo así como ese cajón donde guardamos de todo. Para eso se usa el operador in:draft. Por ejemplo:

in:draft subject:boceto

O sea, todos los mensajes en Borradores cuyo asunto diga boceto. Si no ponemos el operador subject:, listará todos los mensajes guardados como borradores en los que aparezca la palabra boceto, en cualquiera de los campos, incluidos from:, to: (para), cc: (con copia) y bcc: (con copia oculta).

Lo genial es que el signo menos también funciona con operadores. Así, se pueden excluir de la lista los mensajes con estrellas, que supuestamente son más importantes para nosotros. De este modo:

size:1000000 -juan -pedro in:inbox -has:yellow-star after:2012/1/1 before:2013/1/1

O bien, si usás estrellas de varios tipos:

size:1000000 -juan -pedro in:inbox -is:starred after:2012/1/1 before:2013/1/1

Y aún podríamos refinar más, de esta forma, para descartar dos remitentes:

size:1000000 -from:juan -from:pedro in:inbox -is:starred after:2012/1/1 before:2013/1/1

Otra aplicación del signo menos es decirle que liste todos los mensajes recibidos en cierto período, que ocupan más de 1 MB y que no son importantes, así:

after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -is:important

Podría seguir con los ejemplos, pero creo que estos son suficientes. Gmail recuerda las búsquedas que hicimos (obvio) y muy pronto ni siquiera hará falta tipear todo. El operador smaller: citado antes es interesante porque una parte importante del espacio de la bandeja de entrada se va en pequeñeces, se esfuma por goteo. No es mala idea probar con una línea como:

smaller:50000 -is:starred -is:important is:unread

Es decir, listar todos los mensajes de menos de 50 KB que no tengan estrella ni sean importantes y que no hayan sido leídos. Vulgo: todo eso que nos llega y no le prestamos atención. Se asombrarán de la cantidad de espacio que pueden liberar.

Otra cosa. El operador in:sent (en:enviados) es fun-da-men-tal. Pasados varios años, la cantidad de mensajes que pueden acumularse allí, muchas veces con adjuntos, es monumental.

Aquí, todas las opciones de operadores de búsqueda avanzada de Gmail. Funcionan sólo con la versión Web, por supuesto, no con clientes de Escritorio como Thunderbird, pero esto no es en verdad un problema. La mayor parte de nosotros accede a sus casillas mediante un navegador, y en general usamos el cliente de Escritorio para mantener un backup de los mensajes, no como interfaz principal.

Por cierto, es posible usar la caja de búsqueda que se despliega apretando la flecha, a la derecha de la lupa, pero los operadores que menciono aquí permiten una precisión mucho mayor. Los recomiendo enfáticamente.

Outlook.com

El servicio de correo de Microsoft ofrece hoy prácticamente las mismas funciones que el de Google, sólo que el espacio de almacenamiento es, como dije, ilimitado. También ofrece operadores de búsqueda avanzados con los que, usando otras palabras y frases, se consigue el mismo resultado.

Por ejemplo, se puede poner from:"bobby moore" about:"status report" para buscar los mensajes que vienen de Bobby Moore y en cuyo asunto figuran la frase exacta status report. En lugar de larger: y smaller: se usan los símbolos mayor (>) que y menor que (<), combinados con la palabra reservada messagesize:, de este modo:

messagesize:>5MB (mensajes de más de 5 mega)

messagesize:<50KB (mensajes de menos de 50 kilobytes)

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