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01 de Octubre, 2011

Crear una lista desplegable simple en Excel (2007-2010/2003

Autor: mariof2005, 14:29, guardado en TEORÍA

Crear una lista desplegable de un rango de celdas

Ejemplo de lista desplegable de validación de datos Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para escribir información en esta celda, haga clic en la flecha y, a continuación, en la entrada que desee.

Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

  1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:
  A
1 Ventas
2 Finanzas
3 I+D
4 MIS
  1.  Nota   Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en la lista desplegable.

  2. Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombre para la lista.

MostrarCómo definir un nombre

  1. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
  2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de cinta de opciones de Excel

Se muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

  1. Haga clic en la ficha Configuración.
  2. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
  3. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:
  • Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.
  • Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.

En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba =DptosVálidos.

  1. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
  2. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
  3. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.


  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarCómo especificar una respuesta para los datos no válidos

 Notas 

  • El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.
  • El número máximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32.767.
  • Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.



Si deseás que los datos a ingresar de las celdas de tu hoja de cálculo sean elegidos de una lista desplegable. Entonces sigue estos pasos:
  • En una zona de la hoja activa o en otra hoja de tu documento Excel activo, ingresa los datos de la lista en forma horizontal o vertical uno a continuación de otro.
  • Hacé clic en Insertar / Nombre / Definir y dale un nombre a la lista en Nombres en el libro, por ejemplo nombre1. Luego en Se refiere a dale clic al botón de la derecha para seleccionar el rango de datos de la lista desplegable y clic en Aceptar.
  • Posicioná el cursor en la celda donde deseas tener la lista desplegable: por ejemplo C3, o en un rango de celdas.
  • Hacé clic en C3 o seleccioná un rango de celdas, luego hacé clic en Datos / Validación / Permitir: Lista y en Origen ingresa: =nombre1


En adelante, cuando hagás clic en C3 o en una celda del rango de celdas para las cuales definiste esta propiedad, aparecerá una pequeña flecha con la lista de opciones de nombre1.

Este método también funciona si la lista está situada en otra hoja del documento Excel activo.
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